Trong thời đại công nghệ hiện đại, hội nghị truyền hình trực tuyến đang trở thành một phương pháp giao tiếp hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, để đạt được sự thành công trong việc tổ chức cuộc họp trực tuyến, việc lắp đặt một phòng hội nghị truyền hình chuyên nghiệp là điều cần thiết. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các bước cơ bản để lắp đặt phòng hội nghị truyền hình trực tuyến.
Phòng hội nghị truyền hình trực tuyến là gì ?
Phòng hội nghị truyền hình trực tuyến là một không gian được thiết kế để tổ chức các cuộc họp, buổi thảo luận hoặc sự kiện trực tuyến thông qua việc sử dụng các công nghệ truyền hình và mạng internet. Phòng hội nghị truyền hình trực tuyến cho phép người dùng tham gia từ bất kỳ đâu, thông qua các thiết bị có kết nối internet như máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng. Các cuộc họp truyền hình trực tuyến này thường sử dụng các phần mềm họp trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams hoặc Google Meet để tạo ra một môi trường giao tiếp và tương tác giữa các thành viên. Phòng hội nghị truyền hình trực tuyến mang lại sự tiện lợi, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí di chuyển mà những cuộc họp truyền thống thường gặp phải.
Các bước lắp đặt truyền hình trực tuyến
1.Xác định điểm kết nối
Thông thường chỉ có 2 mô hình chính là kết nối 2 điểm (site to site) và kết nối 3 điểm trở lên (multisites). Tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp mà lựa chọn mô hình cho phù hợp.
2.Xác định chi phí lắp đặt truyền hình trực tuyến
Chi phí luôn là vấn đề mà người sử dụng quan tâm nhất. Giá thiết bị để lắp đặt phòng họp trực tuyến phụ thuộc vào các yếu tố sau:
- Dựa trên điểm kết nối rồi lựa chọn thiết bị sao cho phù hợp.
- Dựa trên thương hiệu uy tín trong lĩnh vực trang thiết bị lắp đặt phòng họp trực tuyến.
Vì thế, giá thành trang thiết bị tương đối cao. Tuy nhiên vẫn còn những phương pháp phù hợp với ngân sách cho các công ty, doanh nghiệp vừa và nhỏ đó là thuê phòng họp trực tuyến.
3. Xác định nhu cầu sử dụng
Về nhu cầu sử dụng cần xác định 2 yếu tố quan trọng sau
Số người tham dự:
Cá nhân: Sử dụng các ứng dụng cài đặt trên điện thoại hoặc máy tính để tham gia cuộc họp.
Nhóm dưới 10 người: Đầu tư các thiết bị phần cứng chuyên dụng.
Nhóm trên 10 người: Đầu tư các thiết bị chuyên dụng để lắp đặt phòng họp trực tuyến, camera có độ phân giải cao và có thể quay nét toàn cảnh hoặc zoom cận cảnh. Ngoài ra, tổ chức nên gắn nhiều camera ở các góc độ và vị trí khác nhau.
Khảo sát phòng họp:
Kiểm tra tất cả các tiêu chí: Ánh sáng, độ vang, loại trần, tường, bàn ghế sắp hợp lý.
4.Lựa chọn và lắp đặt thiết bị
Sau khi có kế hoạch chi tiết,tiếp theo bạn sẽ tiến hành lựa chọn các thiết bị phòng họp trực tuyến phù hợp với ngân sách cũng như quy mô đã đề ra. Sau đó tiến hành lắp đặt cho phòng họp của mình.
5. Xây dựng mô hình và thực hiện demo
Sau khi lắp đặt xong, cần phải chạy thử để kiểm tra các thiết bị có hoạt động ổn không, gặp vấn đề gì trục trặc không. Bên cạnh đó cần kiểm tra mô hình lắp đặt đã thật sự tối ưu về mọi mặt chưa: Kỹ thuật, không gian,… Từ đó rút ra kinh nghiệm và thay đổi mô hình lắp đặt sao cho phù hợp nhất.
Các thiết bị cần thiết để lắp đặt truyền hình trực tuyến
Để lắp đặt phòng họp trực tuyến thì chúng ta không thể bỏ qua các thiết bị điện tử. Những thiết bị cần thiết cho phòng họp trực tuyến là:
Codec: Xử lý mã hóa nhận và truyền tín hiệu âm thanh, hình ảnh thông qua đường truyền
Camera: Thu tín hiệu hình ảnh.
Microphone: Thu tín hiệu âm thanh.
Remote: Điều khiển từ xa.
Hệ thống loa.
Màn hình hiển thị.
Đường truyền mạng.
Bộ nguồn và một số dây cáp đi kèm.
Các thiết bị đi kèm.
Đường truyền mạng
Hệ thống phòng họp trực tuyến hoạt động thông qua kết nối với đường truyền mạng để có thể bắt đầu cuộc họp. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Chính vì vậy, băng thông của đường truyền cũng phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định như:
Với giải pháp đầu cuối
Đường truyền phải đạt ít nhất 1 Mbps để cho ra độ phân giải full HD.
Với giải pháp đa điểm
Đường truyền tại mỗi điểm nhánh có tốc độ tối thiểu 1 Mbps. Đường truyền tại điểm trung tâm phải đạt ít nhất bằng tổng tốc độ đường truyền của các điểm nhánh cộng lại.
Màn hình hiển thị
Để setup phòng họp trực tuyến màn hình nên là tivi led hoặc màn chiếu có độ phân giải cao để đáp ứng hiển thị hình ảnh và các nội dung chia sẻ tại các điểm cầu.
Thiết bị hổ trợ khác
Tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng và kích thước phòng họp mà bạn cần thêm 1 số thiết bị hỗ trợ khác như: mic, loa, bộ khuếch đại, bảng điện tử, thiết bị lưu trữ…
Tham khảo thêm: Hệ thống truyền hình trực tuyến có bao nhiêu loại giải pháp?
Trên đây là hướng hẫn lắp đặt phòng họp truyền hình trực tuyến do Vinasound chia sẻ. Công ty Điện tử, công nghệ số Việt Hưng - mang đến thành công và Cùng bạn tỏa sáng.
